Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности
Чтобы выявить расхождения в платежах, на предприятиях практикуется ежегодная инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности в бюджете компании. Такие действия становятся необходимыми, если организация взаимодействует с другими игроками рынка.
По итогам аудита руководство внедряет схему финансовой политики для стабилизации ситуации или списывает просрочки. Узнаем нюансы этого вопроса.
Содержание
Общие сведения о процессе
Регулярные проверки корректности информации, которая отражена в учете, необходимы. Эти действия способствуют упорядочиванию счетов и выявлению долгов, которые не оплатили вовремя. Инвентаризационная опись кредиторской и дебиторской задолженности представляет собой детальный анализ бухгалтерской книги, чтобы сверить данные с конкретными позициями бухгалтерии и выделить в отдельную группу платежи, сроки выплат по которым закончились.
Аудит проводят согласно расписанию, утвержденному внутренней документацией предприятия. Однако типичная для организаций ситуация – сверка информации бухучета перед ежегодным отчетом, то есть в декабре. Хотя выполнение подобных действий практикуют и ежеквартально, и раз в полугодие – это определяется спецификой работы конкретной компании. Такой момент описан в Письме Минфина №49.
Отметим, что ежегодная сверка отражается и в годовом отчете. Если же аудит считается промежуточным, результаты процедуры уместно внести в текущую бухгалтерию за месяц, когда проводилась проверка.
Известно два способа выполнения процедуры: сплошной или выборочный контроль. Причем при условии, что счета компании в порядке, экономисты практикуют второй метод аудита, проверяя отдельные счета. Однако в ситуациях, когда несоответствие по дебету и кредиту велико, уместно проведение сплошной инвентаризации – здесь сверка проводится по всем позициям, которые указаны в текущей бухгалтерии.
Основания и документация
Чтобы аудит соответствовал требованиям действующего законодательства, придется правильно оформить этот процесс. Рассмотрим процедуру подробнее. Руководитель подписывает приказ о проведении инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности, образец которого найдется по ссылке. Эта форма называется ИНВ-22. Тут указывают причины и период, за который проходит сверка.
Кроме того, обязательным правилом здесь становится включение в документ перечня должностных лиц, проводящих контроль долгов компании. Закон предполагает создание постоянной инспекции аудиторов организации, куда входят служащие экономического и юридического отдела фирмы. К тому же тут допускается привлечение посторонних лиц, специализирующихся на подобных вопросах.
Чтобы результаты контроля оказались достоверными, придется подготовить первичные документы по задолженностям обеих форм. Сюда входят акты приема-передачи и выполненных работ, поставки продукции и купли-продажи, договора с контрагентами и ведомости на выплаты заработной платы.
На основании предоставленной документации и после проверки корректности сведений учета, проверяющие подписывают бумагу о результатах аудита по форме ИНВ-17. Образец акта годовой инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности доступен читателям по этой ссылке. По фактам проверки заполняется и бухгалтерская справка, которая содержит детализацию информации с расшифровкой для годового отчета, если проверка прошла в декабре.
Цели и причины проведения
Теперь выясним, для чего руководители предприятий периодически предпринимают подобные действия. Задача проверяющей комиссии в этом случае – выявить сомнительные и просроченные платежи, в состав которых входит налог на добавленную стоимость. Причем этот момент учитывают при инспектировании обеих форм задолженности: и дебиторской, и кредиторской формы.
Кроме того, аудит текущей бухгалтерии позволяет объективно оценивать платежеспособность и ликвидность организации. Учитывайте, что тут важным нюансом становится степень накопления обоих типов долгов и корректность отражения таких сведений в бухгалтерском учете. По итогам проверки удастся определить, насколько результативно здесь ведется управление и узнать, растет ли экономика компании.
Письмо Минфина №34-н постановляет, что контроль бухгалтерии необходим и при ежегодном сведении годового баланса. Таким образом, требования действующего законодательства становятся следующей причиной, по которой без аудита не обойтись.
Помимо классических ситуаций, проверка расчетов с контрагентами требуется при изменении состава рабочего штата высшего руководящего звена либо выявленным имущественным нарушениям. К случаям, когда инспектирование долгов неминуемо, относят такие ситуации:
- назначение руководителя;
- собственность предприятия выкупают либо сдают в аренду;
- хищения материальных средств и ресурсов компании;
- назначение сотрудника, который отвечает за сохранность материальных ценностей.
Однако чтобы аудит отразил объективную картину, здесь потребуется провести дополнительную работу по подготовке бумаг и предварительному анализу корректности записей. Здесь предстоит определенный порядок действий, о котором поговорим позже.
Алгоритм выполнения процедуры
Рассматривая порядок проведения инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности организации, выделяют несколько этапов процедуры. Первым шагом тут становится подготовка, вторым – непосредственно проверка, а третьим – документальная фиксация проделанных действий.
Хотя, как говорилось выше, каждая ступень этого процесса нуждается в подтверждении соответствующими бумагами. Рассмотрим особенности перечисленных этапов аудита на примере проверки дебиторской и кредиторской задолженности по отдельности, чтобы выявить сходные и отличительные черты обеих процедур.
Подготовка
Непосредственно перед началом процедуры руководителю уместно подписать приказ о проведении проверки и сверить соответствие отраженных в бумагах сумм долгов. Кроме того, потребуется четко указать сроки появления задолженностей и окончательный день расчета с контрагентом, причины появления просрочек по выплатам, перспективы взыскания. Само собой, все эти моменты подтверждаются документально.
Аудит долгов дебиторов
Выявление истинных масштабов расчетов с должниками компании нуждается в изучении информации по каждому контрагенту в разрезе выбранных соглашений. Причем тут сверяют счета 60, 62 и 76 – позиции, которые отражают взаиморасчеты с поставщиками и клиентами. В ходе этой операции неточности фиксируются, а члены комиссии вносят правки в бухгалтерскую ведомость. Причем датой таких исправлений становится месяц выявления неточности.
Отметим, подписание актов сверки задолженности с партнером продлевает срок исковой давности на 3 года со дня признания контрагентом долга. По этой причине после трех лет со дня появления обязательств должника списание подобных платежей недопустимо. Учитывайте этот нюанс при аудите просроченных платежей.
Причем выявление сомнительных и просроченных обязательств – важная задача для комиссии, которая проводит инвентаризацию.
Чтобы правильно оценить реалии, уместно детально проверить, подкреплен ли долг залогом, уточнить сроки появления и расчета по задолженности, выявить, подписывал ли дебитор претензии кредитора или акты сверок. Эти действия покажут, удастся ли создать резерв сомнительных долгов, и каков будет объем этой суммы.
Проверки задолженности компании
Здесь, как и в описанном выше случае, проверка идет по каждому кредитору в разрезе конкретных позиций. Причем инвентаризацию проводят по счетам, которые отражают сотрудничество с поставщиками, клиентами и другими партнерами предприятия. Учитывайте, в ситуациях, когда выплаты просрочены на 3 года и периодическом подписании актов сверки, сумму долга по этим позициям не причисляют к облагаемому налогом доходу.
Что касается сверки долгов компании по выплате сборов и взносов в социальные фонды, здесь целесообразно анализировать данные на основании полученного ответа государственных структур на выданный запрос о задолженности. Кроме того, в подобных случаях допускается и совместный аудит. Результаты таких проверок вносят в форму 21-ФНС или ПФР. Это право прописано в ФЗ №212.
Важным моментом инвентаризации кредиторских обязательств становится ревизия по счету 70, где указаны долги перед сотрудниками компании. Тут уместно поднять расчетные ведомости, платежные поручения и кассовые ордера.
Аудит предполагает контроль ведения бухгалтерии и по счетам 66–67, где отражается кредитование предприятия финансовыми структурами. Тут сверяют сроки выплат, чтобы классифицировать расчеты на долгосрочные и краткосрочные виды. К тому же по всем счетам аудиторы выделяют просроченные платежи, чтобы вовремя избавиться от таких долгов.
Последний этап
После взаимной сверки сведений бухгалтерского учета с информацией контрагентов, аудиторы подводят итоги и вносят результаты в специальную форму. Инвентаризационная ведомость дебиторской и кредиторской задолженности становится важным документом – ведь на основании таких записей бухгалтер подает годовые отчеты. Учитывайте, что объективная картина тут вероятна лишь при сверке сведений с контрагентами.
Наконец, вовремя списанные обязательства способствуют упорядочиванию финансовых дел компании. Правда, здесь важно проводить подобные процедуры лишь убедившись в законных основаниях этих действий. Отметим, что аудиторы не занимаются списанием, а лишь дают основания для этого руководителю.
