Методы управления дебиторской задолженностью

Дебиторская задолженность представляет собой суммарное выражение долговых обязательств, причитающихся предприятию от компаний, которые выступают в качестве контрагентов. Данные организации, в число которых могут входить различные фирмы, компании и банки, являются должниками по отношению к предприятию, оказавшему им определенные услуги или реализовавшему товар.

Другими словами, предприятие выдало покупателям дебет. Дебиторка образуется тогда, когда услуги или товар получены фирмами в соответствии с договором, а проплата за них произведена еще не была. В данной статье мы рассмотрим этапы, проблемы управления дебиторской задолженности на предприятии и пути их решения.

Классификация

Дебиторская задолженность относится к имущественному праву РФ и классифицируется по времени погашения. Она может быть:

• краткосрочной;
• долгосрочной.

Краткосрочная задолженность предполагает срок погашения до 1 года, а долгосрочная – более.

Кроме того, дебиторка может быть:

• нормальной;
• просроченной.

Нормальной задолженность считается при получении регулярных авансовых платежей, а просроченной, когда оплата за оказанные услуги или товар не поступила в оговоренные договором сроки.

Образовавшийся долг временно погашается за счет собственных средств предприятия. По сути дела, потери такого дохода являются косвенными.

Обеспечение дебиторской задолженности осуществляется посредством грамотного управления. Для более детального понимания вопроса целесообразно рассмотреть методы и стратегии управления ею.

Дебиторская задолженность является обязательным элементом функционирования любого предприятия

Этапы управления

Классическое управление дебиторской задолженностью на предприятии осуществляется последовательно и включает в себя основные этапы:

1. Планирование включает в себя постановку цели предприятия, определение его внутренней политики и разработку стратегических действий.
2. Организационный этап предполагает принятие координационных мер: группировку и распределение функциональных действий, предоставление прав и обязанностей ответственным лицам.
3. Мотивация проводится с целью стимулирования деятельности, включает человеческий фактор и определяет поведенческие моменты для людей.
4. Контроль за управлением просроченной дебиторской задолженностью является заключительным этапом, и предполагает проведение сравнительного анализа фактических данных с теми, которые предусмотрены по стандарту.

Особенности управления дебиторской задолженностью

Порядок работы с дебиторкой разработан в положении предприятия о работе с дебиторской задолженностью. Первостепенное значение для каждой организации имеет своевременное выявление сумм непогашенного долга. При обычном раскладе сверка сроков проводится в соответствии с договорами.

Если же договора во время сделок не были заключены, то сроком возникновения дебиторской задолженности считается следующий месячный период после осуществления поставки продукции предприятию, выступающему в качестве дебитора.

В конце каждого месяца бухгалтерией предприятия формируются реестры по подразделениям, в которые включены контрагенты, являющиеся должниками. Списки передаются руководителям этих подразделений, которые обязаны провести сверку данных, выявить ошибки, обосновать их, и составить служебные записки. Последние являются основанием для внесения изменений в реестры по кредиторской задолженности предприятия.

Следует иметь в виду, что на практике существуют случаи, когда в реестрах высвечиваются фактически погашенные суммы. Такое происходит тогда, когда перечисленные денежные средства не подкреплены соответствующими первичными документами. При данном раскладе в служебной записке должна содержаться информация о сроках предоставления недостающих документов или указана причина о невозможности их получения.

Реестры корректируются в соответствии с фактическими данными, после чего документы рассматриваются на совещании.

Кто несет ответственность?

По каждой хозяйственной операции назначаются ответственные лица, за которыми закрепляются суммы дебиторского долга с целью принятия мер для его полного погашения. В случае временного отсутствия или увольнения ответственного сотрудника, на его место назначается новый. Руководителю вменяется в обязанности контроль за ситуацией вплоть до ее разрешения.

Уволить работника или отправить его в отпуск разрешается только после передачи документации вновь назначенному лицу. Если новый работник не был назначен ответственным вовремя, то эти обязанности ложатся непосредственно на руководителя данного подразделения.

При учете бартера и взаимозачетов по данным операциям так же назначаются ответственные лица. С момента отгрузки товара ответственность за погашение долга несет покупатель. Поставщик же обязан предоставить ему все необходимые документы.

Порядок работы с просроченной задолженностью

Отдельного внимания заслуживает содержание служебной записки о просроченной дебиторской задолженности. Документ должен содержать:

• наименование и аббревиатуру фирмы, выступающей в качестве должника;
• дату появления долга;
• его размер;
• срок погашения;
• признана ли сумма долга фирмой-кредитором;
• наличие актов сверки;
• принимались ли меры для погашения долга и какие именно;
• были ли направлены претензии должнику;
• заключение юротдела о взыскании долга в судебном порядке с применением штрафных санкций.

В процессе управления просроченной дебиторской задолженностью проводятся совещания по экономике предприятия, где решаются следующие вопросы:

• суммы долга по конкретным предприятиям;
• причины возникновения дебиторской задолженности;
• предложения по принятию мер с целью ее погашению;
• возможности решения вопросов в судебном порядке и так далее.

В некоторых случаях может быть принято решение передать сведения в службу безопасности или в юротдел.

Отчеты о предпринятых мерах составляют руководители подразделений данного предприятия. Свертыванием кредиторской и дебиторской задолженности, то есть ее списанием, как при наличии погашения, так и в случае невозможности осуществить данную операцию, занимается финансовый отдел.

Способы управления дебиторской задолженностью

Управление дебиторской задолженностью во многом зависит от политики предприятия, предполагающей проведение отсрочки ее погашения для определенной категории покупателей. Контрагенты распределяются по группам по объемам продаж и количеству совершаемых операций.

Грамотная организация финансовой политики позволяет провести качественный анализ взаиморасчетов с покупателями, выступающими в качестве дебиторов. Это дает возможность оперировать данными и разрабатывать стратегии по возвращению долгов, а также применять методы по их снижению.

Долгосрочные договорные отношения с некоторыми контрагентами предполагают планирование поступления платежей. Самым эффективным методом борьбы с дебиторской задолженностью является ее возврат.

За счет этого предприятиям удается добиться увеличения резервов за сравнительно небольшой промежуток времени. При наличии дефицита у компании-покупателя, возврат дебиторки является самым верным вариантом, при помощи которого возможно привести в порядок баланс оборотных активов.

Факторинг дебиторской задолженности

Одним из самых современных методов, предназначенных для управления долговыми обязательствами, является факторинг дебиторской задолженности. В данном случае предполагается продажа прав на ее требование. Факторинг обеспечивает быстрое получение финансовых средств от контрагентов, являющихся покупателями, что исключает образование долговременной дебиторской задолженности. При этом сроки проплат указываются в договорах поставки.

Посредством административного управления оформление документации значительно упрощается. То же самое можно сказать о процедуре факторинга, при которой отсутствует необходимость в контроле погашения дебиторской задолженности и упрощается составление отчетов по поставкам и продажам.

Посредством факторинга возможно обеспечить минимизацию суммарных обязательств предприятий-покупателей, а также предложить выгодные условия использования банковских кредитов и увеличить список постоянных клиентов.

Помимо всего прочего, дебиторская задолженность при факторинге не затормаживает оборачиваемость.

Просроченная дебиторская задолженность — взыскание и списание

Дебиторская задолженность по своей сути является достаточно выгодной, причем как для должника, так и для кредитующей стороны. Данная система кредитования позволяет должнику пользоваться оборотными средствами в большем объеме. Кроме того, он получает возможность пользоваться «кредитом» без уплаты процентов. Предприятие, выступающее в качестве продавца, расширяет рынок сбыта и увеличивает количество клиентов.

В бухгалтерии существует такое понятие, как сомнительная дебиторская задолженность, возникновение которой обусловлено неуплатой за полученную продукцию, выполненную работу или оказанную услугу.

При этом гарантия того, что долговое обязательство будет погашено, отсутствует. Таким образом есть все основания полагать, что сомнительная дебиторка станет безнадежной, которая со временем превращается в не подлежащий к взысканию долг.

Данная сумма не погашается и списывается по истечению срока давности. Дебиторская задолженность может возникнуть в случае прекращения функционирования фирмы-покупателя при ее ликвидации.

Порядок взыскания и списания дебиторской задолженности регламентируется ГК Российской Федерации.

На данный момент существует два способа взыскания дебиторки:

1. Добровольное взыскание осуществляется на основании претензионного письма, которое кредитор отправляет должнику. С целью обеспечения благоприятного исхода, в случае возникновения подобной ситуации, рекомендуется обратиться к юристу.
2. Принудительное взыскание осуществляется после подачи заявления в арбитраж от предприятия-поставщика. В данном случае вопрос решается в судебном порядке. При невозможности добиться погашения долга осуществляется списание безнадежной задолженности. Данная финансовая операция позволяет уменьшить прибыль, облагаемую налогами. В случае, когда срок давности дебиторки истек, производится ее списание в счет суммы резерва по долгам или за счет внереализационных затрат.

Заключение

В заключении можно отметить, что анализ и управление дебиторской задолженностью включает в себя грамотное проведение кредитной политики, подбор методов и использование современных финансовых инструментов для взыскания долгов.

В определенный момент средства от погашения дебиторской задолженности являются дополнительным источником дохода для кредитора.