Основания для списания дебиторской задолженности с истекшим сроком давности

Накопление неоплаченных счетов дебитора ведет к краху компании. Поэтому тут уместно периодически контролировать и вовремя ликвидировать такие недостатки. При избавлении предприятия от просроченных задолженностей частой причиной таких действий становится окончание сроков давности взыскания. Узнаем нюансы, как списать дебиторскую задолженность прошлых лет.

Основания для руководства организации

Начнем обсуждение с обязательств директора и сотрудников бухгалтерии. Законодательство четко предписывает, что для предприятия уместно своевременное списание дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности. Основания таких действий предприятия – невозможность взыскания указанной суммы и адекватное отражение текущих дел организации в учете налогов и внутренней документации.

Списание дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности — важный момент в финансовой политике предприятия

Причем в подобных ситуациях такая сумма вносится в позицию доходов внереализационного типа. Исключением здесь становится лишь дебиторка по оплате бюджетных сборов и авансовые платежи в социальные фонды. Эти моменты оговорены в п. 18 ст. 250 Налогового Кодекса. Кроме того, в подобных вопросах уместно руководствоваться и Положением по ведению бухучета.

Здесь говорится, что для списания долга потребуется проведение инвентаризации и Приказ руководителя. Такие суммы приписывают к блоку резервного фонда, состоящего из сомнительных задолженностей, либо вносят в расходную часть баланса.

После окончания сроков исковой давности по дебиторской задолженности уместно подготовить документацию для списания и провести инвентаризацию

Таким образом, основаниями для избавления предприятия от суммы, которую не удастся вернуть, становятся следующие критерии:

• бумаги, подтверждающие проведение ревизии и контроля долгов;
• приказ руководителя о списании средств;
• письменное обоснование необходимости процедуры.

Учитывайте, что официально подобная операция возможна лишь после конца сроков исковой давности. По этим причинам аудит первичной документации по конкретному долгу и проверка переписки с дебитором – важное условие для сотрудников бухгалтерии. Рассмотрим подробности этого вопроса ниже.

Определяемся со временем начала процедуры

Бухгалтеру на предприятии уместно знать, когда можно списать дебиторскую задолженность с истекшим сроком. Этот вопрос определяет адекватность учета доходов компании. Кроме того, вовремя списанный актив избавит предприятие от недоразумений с фискальной службой в будущем.

Однако на практике ликвидировать такую сумму удастся лишь после официального подтверждения об окончании периода исковой давности.

Задолженность с истекшим сроком можно списать через 3 года после обнаружения — за это время истекают сроки давности подачи иска

Отслеживание сроков – задача ответственных лиц. Помните, нарушение реально вероятной даты списания чревато серьезными нестыковками баланса и претензиями налоговиков. Здесь уместно перепроверить все бумаги, прежде чем приступать к операции по избавлению от платежей, которые уже не оплатят.

Нюансы

Среди причин, по которым удастся избавиться от «мертвого» актива, важным критерием становится окончание сроков давности для подачи иска. Именно этот фактор защищает права кредитора, которые нарушил дебитор. Гражданский Кодекс, в частности ст. 196, определяет, что такой период длится 3 года с момента фактически обнаруженного нарушения.

Для уточнения сроков исковой давности целесообразно изучить первичную документацию о долге и переписку с дебитором

Однако в ст. 203 сказано, что подача иска на неплательщика или признание дебитором долга прерывает течение срока давности. Здесь причиной для подобной ситуации становится подписание должником претензии кредитора или акта сверки. Причем после появления нового документа, который фиксирует фактическую задолженность, срок взыскания отсчитывается заново, а предыдущий период аннулируется.

Учитывайте, что проведение сверки после фактического окончания срока давности не возобновляет течение этого времени.

Кроме того, прямой отказ дебитора от задолженности не становится основанием для отсчета нового периода, на протяжении которого удастся взыскать долг в суде. Здесь закон признает лишь такие ситуации:

• подписание дебитором претензии;
• частичное погашение платежей;
• выплаты комиссионного вознаграждения, предусмотренного в соглашении;
• двустороннее изменение договора, например, включение дополнения о реструктуризации либо льготном периоде.

Подписание должником акта сверки после окончания сроков исковой давности не становится препятствием для списания долга

Как видите, основанием для возобновления временного интервала, когда предприятие-кредитор получает право взыскания задолженности через суд, становится лишь письменное свидетельство должника о согласии с наличием долга на протяжении сроков исковой давности.

Бумаги для подтверждения сроков

Права списания просроченного актива, который признали безнадежным, придется документально доказать. Здесь кредитору целесообразно подготовить первичные бумаги, которые свидетельствуют о предоставлении дебитору услуг либо продукции. К такой документации относят акты о приеме и передаче имущества, документы о выполненных работах, квитанции об авансовых платежах.

Правильное документальное сопровождение списания — залог отсутствия проблем с налоговиками

Кроме того, потребуется собрать и текущую документацию. Уместно провести ревизию претензий к должнику и приложить к делу акты сверки задолженности. Отметим, что сроки хранения таких бумаг по действующему законодательству составляют 5 лет. Причем эта дата начинается не со дня создания документа, а с момента заключения сделки. Этот момент описан в ФЗ №129.

Обратите внимание, отсутствие подобных бумаг дает основания для налоговиков не признать списание законным правом кредитора. В таких ситуациях велики риски штрафа и других проблем.

Очевидно, что тут целесообразно аккуратно вести внутренний учет дебиторских задолженностей, сохраняя документацию в отдельном архиве. Такие действия способствуют быстрому нахождению нужного документа, чтобы подтвердить правомерность намерений кредитора. Ведь подписание приказа о списании нуждается в присутствии бумаг, которые закрепляют право компании на подобные действия.

Ход процедуры

Чтобы списать долги дебитора, придется провести инвентаризацию и получить приказ руководителя на такие действия

Теперь поговорим, как выглядит порядок списания дебиторской задолженности с истекшим сроком давности. Работникам бухгалтерских отделов в подобных ситуациях уместно придерживаться следующего алгоритма:

1. Создание акта о проведении инвентаризации. Здесь руководитель описывает причины, по которым проводится ревизия, дату аудита и перечисляет операции, проводимые в рамках этого мероприятия. Кроме того, тут описывают юридические нюансы, включая сведения о продукции или услугах, которые предоставили неплательщику, сумму задолженности и сроки окончательного расчета. Здесь же отмечают и о взаимодействии с дебитором после окончания конечного дня выплат по счетам.
2. Проведение аудита долгов. На этом этапе ответственное лицо инвентаризирует задолженность, документально фиксируя проведение операции. Содержание процедуры – выявление платежей, просроченных на текущий момент, либо сроки выплат по которым истекают в будущем году. Результат этой проверки отражают в учете за месяц, когда проводился аудит.
3. Приказ на списание. По фактам, которые зафиксировал аудитор долгов, руководитель составляет письменное обоснование ликвидации неоплаченного актива и издает приказ. Эту бумагу составляют в утвержденной уставом предприятия форме, где описываю задолженность и сумму, не поступившую на счета компании. Кроме того, руководитель включает в этот документ и основания, которые дают право работникам бухгалтерии избавиться от «мертвого» капитала.
4. Бухгалтерская справка. Работник, который отвечает за процесс ликвидации дебиторской задолженности, заполняет текущие бухгалтерские отчеты и специальную форму.

На последнем этапе важным нюансом становится правильное отражение данных в балансе организации и налоговом учете. Ошибка в этих бумагах чревата последующими претензиями при проверке предприятия фискальной службой. Кроме того, тут уместно избегать различий в содержании указанных позиций обеих форм учета. Рассмотрим отдельные детали заполнения этих бумаг подробнее.

Бухгалтерская справка и проводка по списанию

Чтобы определиться, как правильно списать дебиторскую задолженность с истекшим сроком давности, целесообразно уточнить, создавался ли ранее по этой сумме резерв по сомнительным выплатам. Причем списание проходит по каждому конкретному долгу – суммировать данные в таких случаях запрещено. В ситуациях, когда резерв по неоплаченному платежу не создан, сумму вносят в состав позиции «Прочие расходы» на счета дебета 91-2.

Проводка по списанию задолженности зависит от создания резерва сомнительных долгов

Наличие резерва позволяет бухгалтеру списать задолженность за счет средств, указанных в этой позиции. Здесь позиция по дебету – счет 63. В обоих случаях по кредиту указывают счета фактического расчета с контрагентом. Это позиции 60, 62,73, 76 и другие счета. Кроме того, если установлено, что должник неплатежеспособен, списанная сумма отражается в забалансовом учете на счету 007.

Забалансовая ведомость по списанному долгу ведется на протяжении пяти лет со дня проведения процедуры ликвидации неоплаченного капитала в балансе.

Перенос данных по списанным суммам в забалансовую ведомость и ведение этой позиции 5 лет — обязательное условие

Причем при списании, когда ранее создан резерв по сомнительным долгам, суммы невыплат относят к внереализационным расходам. Отметим, что здесь экономисты советуют дублировать создание резерва и в бухгалтерском, и в налоговом учете, чтобы согласовать сведения и упростить процедуру. Что касается налогового учета, тут списание безнадежных задолженностей оформляют проводкой по НДС.

Думаем, что представленная информация окажется полезной для читателей. Помните, что безосновательное списание неуплаченных обязательств дебитора либо проведение операции до момента официально разрешенного срока чревато для компании неприятностями с инспекторами фискальной службы. Поэтому внимательно анализируйте первичную и текущую документацию по таким платежам. Предлагаем также узнать об особенностях краткосрочной и долгосрочной формы дебиторки здесь.