Как написать письмо о погашении кредиторской задолженности (образец)

В настоящее время наблюдается рост числа непогашенных долгов. В силу финансовых трудностей заемщики сталкиваются с проблемой своевременной оплаты платежей, в связи с чем кредиторы теряют время и денежные средства из-за вынужденного процесса взыскания задолженности.

Для того, чтобы побудить должника исполнить свои обязательства, нужно в первую очередь уведомить его о возникшей проблеме. Рассмотрим, как нужно составлять и отправлять письма о погашении кредиторской задолженности, их особенности и сроки для оплаты платежей.

Что означает письмо о погашении кредиторской задолженности

Письмо о погашении кредиторского долга – это юридический документ, призванный уведомить одну сторону договора о наличии просроченной задолженности и последствиях в случае отказа от её погашения.

Данную меру применяют на начальном этапе взыскания выданной на определенных условиях денежной суммы. Кроме того, российское законодательство требует, чтобы участники конфликта соблюдали досудебный порядок решения проблемы.

Важно! Согласно ст. 129 АПК РФ, суд вправе вернуть исковое заявление о взыскании долга истцу, если не был осуществлен досудебный процесс урегулирования спора с ответчиком.

Поэтому письмо клиенту об оплате задолженности взыскателю необходимо направлять в силу закона. Кроме того, такая последовательность процесса взыскания денежных средств позволит задолжавшему лицу предложить альтернативные методы решения проблемы (рассрочка или отсрочка платежей, реструктуризация долга) или лучше подготовиться к рассмотрению спора в суде. Каждый участник конфликта имеет право на получение всей необходимой информации по делу до начала слушания.

Данный официальный документ кредитор может написать контрагенту в том случае, если был установлен факт нарушения условий договора и истек срок оплаты платежей.

При этом отправить такое письмо можно даже в том случае, если просрочка задолженности составляет один день. Также уведомление можно вручить должнику ещё до момента возникновения долга в качестве напоминания о том, что срок оплаты подходит к концу.

Письмо о погашении кредиторской задолженности должно содержать основные сведения об участниках спора, предмете конфликта, размере долга с расчетом суммы неустойки и требования о добровольной оплате просроченных платежей.

Правила написания письма о задолженности

Письмо о кредиторской задолженности не имеет образец, регламентированный законом, оно пишется в свободной форме. Заявителю следует лишь придерживаться при составлении юридического документа делового стиля, что подразумевает:

• лаконичность, простоту, краткость и понятность изложения;
• нейтральный тон обращения (без художественных выразительных средств, жаргонных и нецензурных выражений, угроз и оскорблений);
• оперирование фактами и нормативными актами;
• четкое обоснование своих требований.

Срок погашения кредиторской задолженности, согласно закону, составляет 7 дней, если иное не указано в договоре или уведомительном письме.

Деловое письмо должно содержать определенную информацию, исходя из которой должник может ознакомиться с величиной долга, основными требованиями кредитора и последствиями игнорирования выполнения своих обязательств. Так в документе нужно указать следующие данные:

1. Реквизиты кредитора: наименование организации, адрес, контакты, ФИО и должность уполномоченного сотрудника.
2. Реквизиты должника: наименование организации, адрес, контакты, ФИО и должность уполномоченного сотрудника.
3. Реквизиты кредитного договора: номер, дата заключения.
4. Мотив обращения, ссылки на нарушенные пункты соглашения и нормативные акты.
5. Размер суммы задолженности с подробным расчетом (учитывая пени за каждый день просрочки, штрафные санкции и неустойку).
6. Требование о погашении задолженности в указанный срок.
7. Предупреждение о мерах в случае отказа от добровольной оплаты долга (обращение в суд, арест имущества и т. п.).
8. Список прилагаемых документов (копия договора, график оплаты платежей и т. д.).
9. Дата и подпись с печатью организации.

Как лучше отправить письмо

Мы рассмотрели, как написать письмо о задолженности организации (образец можно скачать здесь). Теперь выясним, как уведомить должника о своих намерениях надлежащим образом, ведь это является немало важным этапом работы с оппонентом.

Существует несколько способов отправки такой важной корреспонденции:

• отправление письма по электронной почте или с помощью факса;
• отправление заказным письмом по почте с уведомлением о получении;
• курьерская доставка под подпись на специальном бланке получения;
• личное вручение уведомления адресату под подпись и печать организации;
• личное вручение с помощью нотариально заверенного представителя под подпись и печать.

Все документы, подтверждающие отправку письма по задолженности, необходимо сохранить для суда. Сам документ можно составить на специальном бланке компании, это будет выглядеть более солидно и официально.

Сроки погашения задолженности

Стороны могут в договоре прописать разумный период для оплаты просроченных платежей в случае образования долга.

Кроме того, срок погашения кредиторской задолженности можно обозначить и в соответствующем уведомительном письме. Если же официальные документы не содержат данной информации, то опираться следует на российские законы.

Так, в соответствии со ст. 314 ГК РФ, неплательщик должен исполнить свои обязательства и выплатить задолженность в течение недели со дня получения делового письма о взыскании долга. Заемщик может во встречном письме указать период гарантированного погашения долга до начала судебного слушания.

Во избежание роста процентов за каждый день просрочки за пользование чужими денежными средствами, должнику предпочтительнее погасить задолженность в короткие сроки. Стоит предложить свои варианты решения проблемы, предоставить данные о сложной финансовой ситуации и невозможности исполнить обязательства в оговоренный период времени.

Главное, нужно дать гарантию того, что долг будет возвращен в тот период времени, который устраивает обоих участников спора.

Письмо клиенту о погашении задолженности по коммунальным платежам составляют в соответствии с внутренним регламентом управляющей компании и правилами делового письма на специальном бланке.

Письмо о погашении задолженности по услугам ЖКХ

В случае возникновения задолженности по коммунальным услугам, управляющие компании также отправляют письма с требованием о погашении задолженности по коммунальным платежам.

Форму составления такого документа каждая организация может разработать сама в соответствии с внутренним регламентом и правилами написания делового письма.

Обычно уведомление размещают на специальном бланке УК, где прописывают период образования долга, его размер и срок для оплаты. Общие требования к содержанию данного письма сводятся к следующему:

1. Реквизиты управляющей компании: наименование, адрес, контакты.
2. Информация о неплательщике: ФИО, место проживания, контакты.
3. Размер суммы долга, учитывая пени за каждый день просрочки.
4. Период возникновения задолженность и срок для её погашения.
5. Требование выплатить долг в установленный период времени.
6. Предупреждение о последствиях (обращение в суд, приостановление оказания коммунальных услуг и т. п.).
7. Приглашение в указанное время для обсуждения проблемы.
8. Дата и подпись уполномоченного сотрудника.

Основные цели такого письма: информирование должника о проблеме, предупреждение о принятии определенных мер, предложение добровольного погашения задолженности. Вручают данный официальный документ любым удобным способом, характерным для доставки деловой корреспонденции.

Заключение

Письмо по задолженности организации в организацию не имеет образец, установленный законом. Как и все официальные документы, оно составляется в свободной форме с учетом требований деловой этики. Важно надлежащим образом уведомить должника до обращения с иском в суд о размере долга и последствиях за неисполнение требований по договору.

Досудебный порядок решения спора может помочь сэкономить на судебных издержках и сохранить доброжелательные отношения. Стоит попытаться войти в положение заемщика и обговорить с ним другие способы погашения кредиторской задолженности.