Как составить гарантийное письмо об оплате задолженности (образец)?

В экономике и хозяйственной деятельности часто возникают ситуации, когда ту или иную информацию об отношениях стоит зафиксировать на бумаге. Письменные документы помогают узаконить финансовые отношения между физическими либо юридическими лицами.

Права и обязанности сторон прописываются в договорах. А вот любой образец гарантийного письма по оплате задолженности по договору составляется, когда обязательства не могут быть выполнены по той или иной причине. Рассмотрим пример, как написать гарантийное письмо об оплате задолженности.

Особенности составления гарантийных писем

Гарантийным письмом называют документ, относящийся к деловому обороту. Он нужен для того, чтобы одна из сторон могла четко обозначить свои намерения и дать гарантии того, что то или иное действие будет выполнено. Обычно используют стандартный лист формата А4, но допустимо применение и так называемых фирменных бланков.

Когда пишется документ, то требуется учесть следующие аспекты:

1. Обязательно наличие полного наименования бумаги.
2. Не обойтись без города с датой написания, исходящего номера.
3. Входящий номер потребуется при составлении ответов.
4. Обязательно указание адресатов с ФИО руководителя и названием компании.
5. Основная часть. Здесь описывается вся ситуация, с которой связана та или иная гарантия.
6. При желании дополнительно указываются причины, по которым обязательство не было выполнено. Можно приложить документы-доказательства или сослаться на лица, ответственные за возникшую ситуацию.
7. В конце всегда стоят подписи с заверением в виде печати. Руководитель компании ставит свое ФИО. Главный бухгалтер тоже должен подписаться.

С юридической точки зрения, гарантийные письма являются документами одностороннего характера. В написании принимает участие только одно лицо – которое и оформляет бумагу первоначально. Но лучше заручиться и второй копией, где будут присутствовать подписи от второй стороны. Ведь потом этот документ может стать главным доказательством в пользу добросовестности должника.

Гарантийное письмо может составляться от имени частного лица или организации. Не важно, предусмотрена такая возможность договором или нет — определяющим фактором является свобода волеизъявления должника

Как указывается график погашения задолженности и график платежей

Лишь серьезные суммы задолженностей становятся причинами составления графиков или когда оплата осуществляется в несколько этапов. Такой график становится своеобразным приложением к основному письму. Этот документ является главным основанием, когда идет речь о погашении долгов.

Главное – заранее проанализировать, насколько возможно внести указанные даты в то или иное время. И только после этого составлять гарантийное письмо о погашении задолженности с графиком платежей.

Вот лишь некоторые факторы, к которым следует присмотреться при составлении графиков:

1. Для графиков характерна функция отдельных приложений. Ссылка на них должна присутствовать по основному документу.
2. Упоминание времени обязательно не только для отправления платежей, но и формирования. При этом время, когда средства поступают на расчетный счет кредиторов, может быть другим. Разница находится в пределах между несколькими часами и днями.
3. Без соблюдения сроков погашения не обойтись. Чтобы не формировались новые просрочки – надо заранее позаботиться о формировании соответствующих сумм.
4. Номерное обозначение договора пишется там же, где и сведения по назначению платежей. Здесь должна присутствовать фраза «по гарантийному письму». Пени учитываются в общей сумме, либо оплачиваются отдельно. В назначении письма об этом тоже стоит сказать.

График выплат прилагается к гарантийному письму и является основанием намерений кредитуемого погасить задолженность

Из дополнительных допустимых пунктов – реквизиты расчетного счета, который становится источником поступления средств. Главное – чтобы оплата была своевременно видна самому кредитору.

Ознакомиться с образцом гарантийного письма с графиком погашения задолженности вы можете по ссылке.

Предоставление справки об отсутствии задолженности

В данном случае просто констатируется факт того, что задолженности отсутствуют. Например, перед государственными и контролирующими органами. Сами справки становятся своего рода подтверждением чистоты и безопасности второй стороны, участвующей в какой-либо сделке.

Они могут понадобиться при следующих обстоятельствах:

• разработка бизнес-плана, когда юридическое лицо расширяется (чаще всего документ необходим контрагентам);
• смена главного бухгалтера у юридического лица;
• участие в конкурсах, тендерах, оформление дотаций от государства;
• изменение юридического адреса, перерегистрация.

Справки выдаются налоговыми службами либо банками. В любом случае они наделены официальной юридической силой. Любой образец письма о рассрочке задолженности предполагает использование тех же правил.

Справка об отсутствии задолженности представляет собой официальный документ, который подтверждает факт исполнения взятых на себя обязательств

Как составить ответ на гарантийное письмо об оплате долга

Достаточно редко возникает необходимость написать ответ на гарантийное письмо о погашении задолженности. Это действие не обязательно, если:

• долг был погашен в сроки, оговоренные заранее;
• организовано сотрудничество с постоянными клиентами.

Но в следующих ситуациях ответы становятся обязательными:

• сроки погашения прошли, а средства так и не поступили;
• должник сталкивается с назначением штрафных санкций.

Обращение в суд считается крайним вариантом ответа. Это актуально, если контрагент точно отказывается выполнять условия, о которых ранее говорилось. Документ в любом случае наделяется юридической официальной силой. Он принимается судом к рассмотрению, если имеется первоначальный договор, и при совпадении всех данных с реальностью. Иначе ответ на гарантийное письмо об оплате задолженности не требуется.

Ознакомиться с образцом ответа на письмо о погашении задолженности вы можете на нашем сайте по ссылке.

Передача писем и возможные причины для отказа

Стандартная процедура по передаче заявлений от одной стороны к другой отсутствует. Письма по гарантии чаще вручаются руководству либо уполномоченным лицам. Но участие третьих лиц может приводить к тому, что у руководителя не окажется нужной информации вовремя.

Готовое гарантийное письмо может быть передано адресату несколькими способами: лично в руки, по почте с помощью заказного письма, по электронной почте

Потому рекомендуется прибегать к следующим действиям:

1. Первый этап – передача документа руководителю, либо главному бухгалтеру. Руководителя надо извещать дополнительно даже в том случае, когда в передаче участвует секретарь. Это делается при помощи электронных писем, либо телефонных разговоров.
2. Создание копии гарантийного письма. На ней обязательно ставится дата, когда документ получен кредитором. По факсу и e-mail письма так же желательно дублировать.

Ответные письма тоже могут формироваться, но лишь в исключительных случаях.

Наличие противоречий в сумме или сроках долга – главная причина для отказов в передаче писем. Но лучше заранее обговорить все вопросы, тогда будет проще обойтись без лишнего документооборота. Общих соглашений легко достигнуть, если будут правильно проведены предварительные переговоры. Затем все положения подтверждаются, когда оформляется гарантийное письмо о предоставлении справки об отсутствии задолженности.

Заключение

Гарантии – явление, которое чаще всего используется при досудебном решении вопросов. Такие письма позволяют отсрочить платежи на определенный срок, если нет возражений ни у одной из сторон. Вопрос объясняется подробно в Гражданском кодексе. Там написано, как и за какое время гражданин может исправить ситуацию, наладить взаимоотношения со второй стороной.

Главное – чтобы участники заранее договорились о том, в каких именно случаях надо прибегать к такому инструменту, как гарантийное письмо. В большинстве случаев это связано с нарушением сроков по гарантийным обязательствам. Несмотря на отсутствие стандартных требований к документу, он имеет полную юридическую силу в соответствующих ситуациях. И может стать официальным подтверждением того или иного факта.