Списание дебиторской задолженности за счет резерва (проводки)

В работе любой производственной, сельскохозяйственной или торговой компании случается дебиторская задолженность. Она возникает со времени передачи товаров и услуг, перечисления аванса поставщику и списывается в момент поступления денежных средств от контрагентов или завершения продавцом авансированных обязательств.

Нарушения контрагентами обусловленных контрактами сроков оплаты или поставки порождают просроченные долговые обязательства. Это негативно отражается на показателях предприятия, извлекает деньги из оборота. Эффективный менеджмент использует все методы воздействия на контрагентов. Когда это не срабатывает, долги переходят в разряд безнадежных. С окончанием трехлетнего срока давности, установленного ГК РФ, либо с момента банкротства дебитора, запускается процедура списания таких долгов.

Инвентаризация дебиторской задолженности

Каждое предприятие должно своевременно проводить инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности. Проводки, отражающие в учете состояние долга, будут достоверными при наличии четкого представления о реальном состоянии взаиморасчетов с контрагентами.

По закону о бухгалтерском учете инвентаризация проводится:

• накануне годового отчета;
• перед сменой главного бухгалтера;
• перед ликвидацией предприятия;
• в случае чрезвычайных происшествий.

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности проводится минимум раз в отчетный год

Руководство предприятия вправе утвердить в учетной политике график дополнительных инвентаризаций, назначив их на дату окончания каждого квартала. Это позволит правильно определить резерв сомнительных долгов.

Задача инвентаризации: провести анализ счетов 60, 62, 76 в разрезе контрагентов, сформировать с каждым акт сверки, подписать со своей стороны и отправить на подпись покупателю.

В случае отсутствия покупателя необходимо сделать все возможное, чтобы установить его местонахождение, поинтересоваться в налоговой инспекции о состоянии его дел, сделать запросы судебным приставам. Всем контрагентам с просроченными долгами направляются письма с напоминанием и требованием немедленной оплаты.

По итогам инвентаризации комиссия составляет акт ИНВ-17, включающий следующие показатели:

• название контрагента;
• балансовый счет;
• сумма всего;
• сумма, согласованная контрагентом;
• сумма, не согласованная контрагентом;
• просроченная свыше трех лет.

Получив такой акт, можно рассчитать резерв сомнительных долгов.

Во время инвентаризации происходит контрольная сверка сумм дебиторской задолженности по каждому контрагенту

Формирование резерва сомнительных долговых обязательств

Положением о бухучете (приказ Минфина № 34н) предусмотрено обязательное формирование резерва сомнительных долгов. Анализ сформированного резерва позволяет оценить реальные просроченные обязательства на текущую дату, что очень важно для принятия управленческих решений.

Единой методики создания резерва нет. Предприятие вправе разработать свою и закрепить в учетной политике, однако, есть смысл воспользоваться порядком, приведенным в статье 266 Налогового кодекса, который дает налогоплательщикам право создавать резервы. Это позволит сократить разницу между налоговым и бухгалтерским учетом расходов по резервам и избежать проблем при прохождении проверок.

Методика формирования резерва сомнительных долгов по НК:

• если оплата просрочена менее, чем на сорок пять дней, долг в резерв не включается;
• если задержка погашения от сорока пяти до девяноста дней, в резерв попадает 50% суммы;
• если долг не оплачивается свыше девяноста дней, долг полностью попадает в резерв.

Для целей бухучета формирование резерва по сомнительным долгам с 2011 года является не правом, а обязанностью (п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ № 34н)

Сроки формирования резерва тоже лучше синхронизировать с порядком начисления налога на прибыль: помесячно или поквартально.

Если в бухучете максимальный размер резерва ограничен только общей суммой просроченных обязательств, то в НК РФ предусмотрен предел в десять процентов от выручки нарастающим итогом на дату отчета. Это нужно обязательно отслеживать.

Пример

Предприятию должны три контрагента:

В плане счетов (Приказ Минфина № 94н) для начисления резерва предназначен счет 63. Начисленная сумма относится на финансовый результат – счет 91, расходы будущих периодов. Проводка выглядит следующим образом:

В конце года вся сумма резерва списывается на уменьшение расходов, счет 63 в балансе не показывается.

Резерв по сомнительным долгам создается для того, чтобы в бухгалтерской отчетности организации данные о ее дебиторской задолженности были достоверны

Процедура списания дебиторской задолженности: продолжение примера

В результате инвентаризации были получены документы о банкротстве ООО «Трио» и исключении его из реестра ЕГРЮЛ. После получения письма с требованием ООО «Дуэт» полностью рассчитался со своего счета в банке, а ООО «Орион» внес деньги наличными. Долги ООО «Орион» не включены в реестр сомнительной задолженности.

Учитывая, что погашена дебиторская задолженность через кассу, проводка будет выглядеть так:

Задолженность ООО «Дуэт» включена в резерв в размере 50%. Сначала нужно сделать проводки по списанию дебиторской задолженности по 62 счету в корреспонденции с 51, учитывая, что дебиторская задолженность зачислена на расчетный счет. А затем оформить проводки по уменьшению резерва сомнительной задолженности.

В отношении ООО «Трио» придется проводить процедуру списания безнадежной задолженности. Проводки зависят от того, создавался ли резерв сомнительных долгов.

Отражение в учете списания дебиторской задолженности зависит от того, создается резерв по сомнительным долгам или нет

Но сначала нужно обратить внимание на оформление документов. Обязательно должны быть:

• акт инвентаризации;
• подтверждение налоговой инспекции об исключении должника из ЕГРЮЛ;
• бухгалтерская справка с примечаниями;
• первичная документация о возникновении задолженности (счета-фактуры, товарные накладные);
• приказ руководителя, разрешающий списание.

Списание дебиторской задолженности покупателей за счет резерва:

Списанный долг учитывается на забалансовом счете 007 в течение 5 лет. Если произойдет поступление дебиторской задолженности, ранее списанной на убытки, нужно будет сделать проводки по восстановлению суммы на 62 счет, погашение ее с расчетного счета и списание с забаланса.

Соответствующую корректировку нужно внести и в налоговый учет. При списании дебиторской задолженности по 60 и 76 счету все проводки аналогичны.

Списание долгов за счет резерва на показатели бухгалтерской отчетности не влияет

Списание дебиторки за счет чистой прибыли

Рассмотрим, возможно ли использовать чистую прибыль на уменьшение убытков от списания безнадежных долговых обязательств.

Иногда у бухгалтера возникает желание произвести списание дебиторской задолженности за счет чистой прибыли, то есть сделать проводку не по 91 счету, а по 84. Казалось бы, какая разница, на какой счет списать дебиторскую задолженность, ведь проводка по 84 счету уменьшает чистую прибыль, не задевает убытки и налоги.

Однозначного запрета в бухгалтерском и налоговом законодательстве нет. Чистая прибыль распределяется собственниками на свое усмотрение.

Правда, нужно проследить, чтобы возможность использовать прибыль на покрытие безнадежной задолженности была внесена в устав предприятия. Корреспонденция 62, 76, 60 с 84 в плане счетов отсутствует, но есть разрешение в случае необходимости использовать дополнительные проводки, предварительно прописав их в учетной политике.

Заключение

Желание списать задолженность за счет чистой прибыли возникает из-за отсутствия документов, подтверждающих задолженность и правомерность отнесения ее на расходы, что влияет на налог на прибыль. Резерв сомнительных задолженностей при этом не создается. Уменьшения налоговой базы нет, налоговый инспектор за это не оштрафует. Поступить так один раз в случае крайней необходимости можно, но только в исключительной ситуации.

Штрафы за нарушения в учете еще никто не отменял. Проверяющие могут потребовать полный пакет документов даже при списании за счет чистой прибыли. Списание дебиторской задолженности вообще является предметом пристального внимания контролирующих инстанций. Документы необходимо оформлять с соблюдением всех требований и хранить 5 лет. Просроченная дебиторская задолженность является серьезной помехой для эффективной работы предприятия. Достоверный управленческий учет и грамотная работа с контрагентами приведут к сокращению нежелательных убытков.